Responsable du traitement
Global Expertises, SAS au capital de 1 000 €, immatriculée au RCS de Toulouse sous le numéro 911 366 698 et située 59 allées Jean Jaurès, 31000 Toulouse, détermine les finalités et les moyens du traitement des demandes professionnelles adressées sur le site Tracelia.
Pour toute question relative aux données personnelles, vous pouvez écrire à contact@global-expertises.frou par courrier à l’adresse du siège, avec la mention « Données personnelles — Tracelia ».
Données collectées
Lorsque vous utilisez le formulaire de contact, Tracelia collecte :
- votre nom et votre adresse électronique, lorsqu’elle est renseignée ;
- votre organisation et votre numéro de téléphone, lorsqu’ils sont renseignés ;
- le motif choisi, le contenu de votre message, la page et le bouton d’origine de la demande ;
- pour une demande d’offre, le volume mensuel indiqué et la base tarifaire recommandée ;
- la date, l’état de traitement et un identifiant technique de la demande.
Le nom et un moyen de réponse sont nécessaires pour instruire la demande. L’adresse électronique est requise sauf pour une demande de rappel ; dans ce cas, le téléphone est requis. Le contexte est requis pour une demande de cadrage de mesure ou une question, et le volume mensuel pour une proposition Clôture Après-Sinistre. L’organisation et les autres précisions de contexte restent facultatives.
L’hébergeur et ses sous-traitants peuvent également traiter des informations techniques indispensables à la diffusion et à la sécurité du site, telles que l’adresse IP, l’heure de la requête, le navigateur et les journaux de sécurité. Pour limiter les envois abusifs, Tracelia conserve temporairement un identifiant dérivé et tronqué de l’adresse réseau ; l’adresse IP brute n’est pas enregistrée dans la table des demandes.
Ne transmettez aucun dossier réel, nom de particulier, adresse de sinistre, document contractuel, donnée de santé, donnée bancaire ou autre information sensible. Nous vous proposerons un canal adapté si l’étude de votre besoin l’exige.
Finalités et bases légales
| Utilisation | Pourquoi | Base légale |
|---|---|---|
| Répondre à la demande | Préparer une proposition chiffrée, organiser une démonstration, cadrer les mesures utiles, répondre à une question ou préparer un rappel. | Mesures précontractuelles demandées par la personne et intérêt légitime à répondre aux interlocuteurs professionnels. |
| Qualifier le contexte | Comprendre le métier, l’intention et le parcours depuis lequel la demande a été envoyée. | Intérêt légitime à préparer une réponse utile et proportionnée. |
| Protéger le site | Détecter les envois automatisés, abus, erreurs et incidents de sécurité. | Intérêt légitime à sécuriser le service et ses utilisateurs. |
| Respecter une obligation | Répondre à une demande de droit, une autorité compétente ou conserver les pièces légalement requises. | Obligation légale. |
Le formulaire ne vous inscrit à aucune lettre d’information et n’autorise pas une prospection sans rapport avec votre demande. Si un dispositif de prospection ou d’abonnement est ajouté ultérieurement, il fera l’objet d’une information et d’un choix distincts.
Destinataires et sous-traitants
Les données sont accessibles, dans la limite de leurs fonctions, à :
- l’équipe habilitée de Global Expertises chargée de traiter la demande ;
- FortyTwoFlow, uniquement si une intervention technique ou de maintenance le nécessite et selon les instructions de Global Expertises ;
- IONOS SARL et les entités techniques de son groupe, pour l’hébergement, la disponibilité et la sécurité de l’infrastructure ;
- Google, pour la copie de la demande dans un registre Google Sheets à accès restreint et son attribution aux commerciaux habilités de Global Expertises ;
- les autorités ou conseils habilités lorsqu’une règle de droit l’exige ou qu’il faut défendre un droit.
Global Expertises ne vend ni ne loue les données du formulaire et ne les transmet pas à des partenaires commerciaux pour leur propre prospection.
Durées de conservation
| Données | Durée ou critère |
|---|---|
| Demande dans la base active du site | Trois ans à compter de son envoi. Lorsqu’une adresse électronique est fournie, un nouvel envoi depuis la même adresse renouvelle ce délai pour l’historique correspondant. |
| Copie dans le registre commercial Google Sheets | La même durée de trois ans, avec suppression anticipée si la demande n’est plus utile. Si l’échange devient une affaire ou un contrat, seuls les éléments nécessaires sont versés dans le dossier commercial ou contractuel de référence. |
| Échange devenu proposition ou contrat | Les éléments utiles sont versés au dossier commercial ou contractuel puis conservés pendant la relation et les délais légaux nécessaires à la preuve et à la défense des droits. |
| Pièces comptables et factures | Dix ans à compter de la clôture de l’exercice concerné. |
| Journaux techniques et de sécurité | Durée strictement nécessaire au fonctionnement et à la sécurité, dans la limite de huit semaines pour les journaux courants de l’hébergement, sauf incident nécessitant une conservation probatoire plus longue. |
| Identifiant anti-abus dérivé de l’adresse réseau | Fenêtre de contrôle de quinze minutes. L’identifiant porte une échéance fixée à soixante-quinze minutes après le début de cette fenêtre, puis est supprimé lors de la purge technique automatique suivante. |
| Demandes d’exercice de droits | Temps nécessaire au traitement, puis conservation limitée à la preuve de la réponse et aux délais de recours applicables. |
À l’issue de ces durées, les données cessent d’être utilisées puis sont supprimées ou rendues anonymes selon le cycle technique applicable, sauf obligation légale, contentieux en cours ou nécessité de conserver une preuve pendant le délai applicable.
Hébergement et transferts internationaux
Le site et la base active des demandes sont hébergés sur le serveur IONOS dédié à Global Expertises, situé en Allemagne, au sein de l’Espace économique européen. Après son enregistrement dans cette base, chaque demande est synchronisée de façon asynchrone vers un registre Google Sheets privé utilisé uniquement pour l’attribution, le suivi et la relance commerciale. Une indisponibilité temporaire de Google ne bloque pas l’enregistrement du formulaire : la synchronisation est reprise automatiquement.
Google fournit Google Workspace dans le cadre de son avenant relatif au traitement des données. Les données peuvent être traitées dans les pays où Google ou ses sous-traitants disposent d’installations. Lorsqu’un transfert hors de l’Espace économique européen est concerné, il doit reposer sur une garantie reconnue par le RGPD, notamment une décision d’adéquation ou les clauses contractuelles types applicables. La prestation IONOS relève de l’accord de sous-traitance applicable au compte d’hébergement.
Vos droits et leur exercice
Selon votre situation et la base légale du traitement, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification ou leur effacement, la limitation du traitement, vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime et recevoir les données fournies dans un format portable lorsque ce droit s’applique.
Envoyez votre demande à contact@global-expertises.fren indiquant l’objet de votre demande et les informations permettant de retrouver l’échange. Une preuve d’identité ne sera demandée qu’en cas de doute raisonnable. Global Expertises répond dans le délai légal, en principe un mois.
Vous pouvez également adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés : www.cnil.fr, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.
Sécurité, décisions automatisées et mise à jour
Des mesures techniques et organisationnelles proportionnées sont mises en œuvre pour limiter les accès non autorisés, l’altération, la perte et la divulgation des données. L’accès à la base et au registre commercial est réservé aux personnes et prestataires qui en ont besoin pour leurs fonctions.
Aucune décision produisant un effet juridique, aucun profilage publicitaire et aucune évaluation automatisée d’une personne ne sont réalisés à partir du formulaire. Le contrôle anti-abus est limité à la fréquence des envois et à un champ leurre destiné aux robots, dans le seul but de sécuriser le service.
Cette politique est revue lorsqu’une finalité, une catégorie de données, un destinataire ou la solution d’hébergement change. La date de la version en vigueur figure en tête de page ; toute évolution importante sera signalée de manière visible avant son entrée en application lorsque la réglementation l’exige.